Administrasi Organisasi Sebagai Buku Catatan Amal

Jakarta - Tindakan pengarsipan, mengelola inventaris, surat menyurat yang kemudian menjadi suatu sumber informasi, komunikasi, evaluasi merupakan hal yang sangat penting untuk sebuah organisasi kedepannya dan sangatlah wajib dilakukan. Hal ini bertujuan untuk mendukung kinerja organisasi secara umum, menjamin penyelenggaraan administrasi yang teratur yang selanjutnya dapat mengoptimalkan potensi kesekretariatan.

photo by : PT Sinergi Solusi Bisnis

Segala hal administrasi organisasi dalam IPNU IPPNU sudah diatur dalam peraturan, hal ini bertujuan agar lebih tertib dan adanya satu keseragaman dalam bidang administrasi. Maka dari itu, banyak hal yang harus diperhatikan saat melakukan administrasi sebuah organisasi. 

Kali ini, akan dijelaskan administrasi organisasi dalam hal surat menyurat. Apa saja yang harus diperhatikan?

1. Jenis surat

Mengapa perlu? Tidak semua surat memiliki peran yang sama, fungsi yang sama bahkan maknanya juga berbeda. Apa saja jenisnya?

a. Surat instruksi

b. Surat keputusan

c. Surat kuasa

d. Surat mandat

e. Surat pemberhentian

f. Surat pengangkatan

g. Surat pengantar

2. Format surat

Sebagai sarana berkomunikasi yang formal, format surat menyurat harus diperhatikan. Seperti :

a. Ukuran kertas surat, yaitu kertas folio

b. KOP surat, yang berisi.

• Lambang organisasi
• Tingkat kepengurusan organisasi
• Nama organisasi
• Alamat sekretariat organisasi
• Alamat website organisasi

3. Nomor surat, terdiri dari tujuh komponen yang dipisahkan dengan garis miring :

• No urut surat keluar
• Tingkatan organisasi
• Surat ditujukan kepada siapa. Kode A : Internal IPNU IPPNU, Kode B : Eksternal IPNU IPPNU (Kementerian, Pemda), Kode C : Surat untuk NU, Banom lain, Lembaga, Lajnah.

4. Lampiran, disebut dengan angka berapa lembarnya di dalam tanda kurung jika ada informasi tambahan saat mengajukan surat.

5. Tujuan surat, Kepada Yth dan disebutkan dimana yang bersangkutan tinggal.

6. Isi Surat

• Pembukaan, dimulai dengan salam dan kemudian lafal basmalah ditulis miring diberi garis bawah.
• Isi surat harus jelas, tidak bertele-tele dan dapat dipercaya waktu, tempatnya.
• Penutup, dimulai dengan Wallahul Muwaffieq Ila Aqwamith Thorieq. Lalu salam penutup.

7. Tempat dan tanggal surat dibuat

8. Tanda tangan

Mungkin hanya ini, semoga masih banyak ilmu yang lainnya yang bisa dibagikan lagi dilain kesempatan ya? Semoga ada manfaatnya.